Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Personenbezogene Daten werden innerhalb dieses Internetangebots nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb der Website, die interne Organisation sowie die Wahrnehmung der Aufgaben des Feuerwehrvereins erforderlich ist.

Der interne Bereich dieser Website ist ausschließlich für berechtigte Benutzer vorgesehen. Der Zugriff auf personenbezogene Informationen wird über ein rollen- und berechtigungsbasiertes System beschränkt.

Reguläre Benutzer erhalten grundsätzlich nur Zugriff auf ihre eigenen personenbezogenen Daten. Weitergehende personenbezogene Informationen, Statistiken und Auswertungen stehen nur entsprechend berechtigten Funktionsträgern zur Verfügung.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Feuerwehr Münchnerau 1865 e.V.
Christian Bauer

Münchnerau 62
84034 Landshut

E-Mail: info@fwlalz6.sw

Vertretungsberechtigt:
[1. Vorsitzender / Christian Bauer]

Sofern weitere vertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder gemäß Satzung bestehen, können diese ebenfalls angegeben werden.

3. Hosting und technischer Betrieb

Die Website und der interne Mitgliederbereich werden auf einer selbst betriebenen Serverinfrastruktur auf Basis eines Unraid-Servers betrieben.

WordPress, Datenbank und die für das interne System erforderlichen Anwendungen werden auf dieser Infrastruktur betrieben.

Der Zugriff auf die Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

Zur Gewährleistung eines sicheren und zuverlässigen Betriebs werden technische Server- und Fehlerprotokolle verarbeitet.

Dabei können insbesondere folgende Daten anfallen:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit eines Zugriffs
aufgerufene Seite bzw. Ressource
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
übertragene Datenmenge
HTTP-Status
technische Fehlermeldungen

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse, zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Die entsprechenden Protokolldaten werden grundsätzlich für 30 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine konkrete weitere Aufbewahrung aufgrund eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

4. Benutzerkonten und interner Bereich

Für die Nutzung des internen Bereichs werden Benutzerkonten eingerichtet.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname
Benutzername
E-Mail-Adresse
interne Benutzer-ID
Rollen und Berechtigungen
technische Sitzungsinformationen
gegebenenfalls Zeitpunkt von Anmeldungen

Die Verarbeitung dient der Authentifizierung sowie der sicheren und rollenabhängigen Bereitstellung der internen Funktionen.

Ein Benutzer erhält grundsätzlich nur Zugriff auf diejenigen personenbezogenen Informationen, die ihn selbst betreffen oder die er aufgrund seiner Funktion benötigt.

Weitergehende Verwaltungs-, Statistik- und Auswertungsfunktionen sind besonders berechtigten Funktionsträgern vorbehalten.

5. Mitgliederverwaltung

Im Rahmen der internen Mitgliederverwaltung können personenbezogene Informationen von Vereinsmitgliedern verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

Name
Kontaktdaten
Mitgliedsstatus
Eintritts- und Austrittsinformationen
dienstliche Funktionen
Dienstgrade
Qualifikationen
Lehrgänge
organisationsbezogene Berechtigungen
weitere für Mitglieder- und Dienstverwaltung erforderliche Informationen

Die Verarbeitung von Mitgliederdaten kann insbesondere zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gestützt werden. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht weist ausdrücklich darauf hin, dass die Verarbeitung von Mitgliederdaten im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft regelmäßig auf dieser Grundlage möglich ist.

Reguläre Benutzer können im persönlichen Bereich grundsätzlich ausschließlich ihre eigenen personenbezogenen Daten einsehen und – soweit vorgesehen – bearbeiten.

Weitergehende Informationen stehen nur entsprechend berechtigten Funktionsträgern zur Verfügung.

6. Aktionen, Einsätze, Übungen und Veranstaltungen

Das interne System verarbeitet Daten über die Teilnahme an dienstlichen und vereinsbezogenen Aktionen.

Hierzu können insbesondere gehören:

Teilnahme an Einsätzen
Teilnahme an Übungen
Teilnahme an Veranstaltungen
Datum und Dauer einer Teilnahme
Fahrzeugzuordnung
Funktion während einer Aktion
Atemschutzeinsatz bzw. Atemschutzbereitschaft
persönliche Teilnahme- und Stundenstatistiken

Reguläre Mitglieder erhalten grundsätzlich nur Zugriff auf ihre eigenen personenbezogenen Aktionsdaten.

Gesamtübersichten und personenbezogene Statistiken sind entsprechend berechtigten Funktionsträgern vorbehalten.

Statistiken ohne notwendigen Personenbezug können aggregiert dargestellt werden.

7. Bewegungsfahrten und Fahrzeugverwaltung

Im Rahmen der Verwaltung von Bewegungsfahrten können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Benutzer bzw. Fahrer
Datum der Fahrt
Fahrzeug
Kilometerstand
gefahrene Kilometer
Art der Fahrt
gegebenenfalls Kommentar

Diese Daten dienen der internen Fahrzeug-, Fahrten- und Nachweisverwaltung.

Eigene Fahrten können durch entsprechend berechtigte Benutzer erfasst werden. Weitergehende Verwaltungs- und Statistikfunktionen sind auf die hierfür berechtigten Funktionsträger beschränkt.

Allgemeine Fahrzeugdaten, Fahrzeugstatus, Beladungsinformationen und Geräteinformationen enthalten grundsätzlich keinen unmittelbaren Personenbezug.

8. Festdienste

Zur Organisation von Festen und Veranstaltungen werden interne Dienstpläne geführt.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name bzw. Benutzerzuordnung
übernommener Dienst
Dienstzeit
optional hinterlassene Kommentare

Reguläre Benutzer können nur ihre eigenen personenbezogenen Dienstinformationen abrufen bzw. bearbeiten.

Weitergehende Verwaltungsfunktionen stehen ausschließlich entsprechend berechtigten Personen zur Verfügung.

Beim Eintragen oder Austragen aus einem Dienst können E-Mail-Benachrichtigungen an das betroffene Mitglied sowie an zuständige Administratoren versendet werden.

QR-Codes werden lokal innerhalb des Systems erzeugt. Eine Übermittlung der darin enthaltenen Informationen an einen externen QR-Code-Dienst erfolgt nicht.

9. Nachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen

Über das interne Nachrichtensystem können vereinsbezogene Nachrichten und E-Mail-Benachrichtigungen an Mitglieder oder definierte Empfängergruppen versendet werden.

Hierzu können insbesondere verarbeitet werden:

Name
E-Mail-Adresse
Benutzer-ID
Zugehörigkeit zu einer Empfängergruppe
Nachrichteninhalt
Versandzeitpunkt
gegebenenfalls Anhänge

Empfängerlisten werden anderen Empfängern nicht offengelegt.

Archivierte Nachrichten und Anhänge sind nur für die jeweiligen Empfänger bzw. entsprechend berechtigte Administratoren zugänglich.

Versand über IONOS

Für den Versand von E-Mails wird ein SMTP-Dienst der:

IONOS SE
Elgendorfer Straße 57
56410 Montabaur
Deutschland

eingesetzt.

Beim E-Mail-Versand werden die für die Zustellung erforderlichen Informationen an IONOS übermittelt. Hierzu können insbesondere Empfängeradresse, Absenderadresse sowie Inhalt und technische Metadaten der Nachricht gehören.

IONOS stellt für Dienstleistungen, bei denen personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, Regelungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO bereit. Bei neueren IONOS-Verträgen ist die entsprechende Vereinbarung nach Angaben von IONOS Bestandteil der Vertragsbedingungen.

Die SMTP-Verbindung wird verschlüsselt hergestellt.

10. Downloadbereich

Im geschützten Downloadbereich werden interne Dokumente zur Verfügung gestellt.

Der Zugriff auf geschützte Dateien setzt eine Anmeldung und eine entsprechende Zugriffsberechtigung voraus.

Downloads werden serverseitig auf die erforderliche Berechtigung geprüft.

Abhängig vom jeweiligen Dokument können personenbezogene Daten enthalten sein. Dokumente mit personenbezogenem Inhalt werden nur den hierfür vorgesehenen Benutzergruppen zur Verfügung gestellt.

11. Fachbereiche

Bestimmte Inhalte und Funktionen werden abhängig von dienstlichen Funktionen oder Fachbereichen bereitgestellt.

Hierfür kann das System die Zuordnung eines Mitglieds zu Funktionen, Qualifikationen oder Fachbereichen verarbeiten.

Die Informationen werden insbesondere zur Steuerung der erforderlichen Zugriffsrechte verwendet.

12. Fahrzeugstatus, Home Assistant und Divera

Für interne Informationsanzeigen können technische Informationen aus angeschlossenen Systemen verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

Fahrzeugstatus
technische Zustände
Wetter- und Warninformationen
Hochwasserinformationen
aggregierte Personalverfügbarkeit

Personenbezogene Informationen werden dabei nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen internen Zweck erforderlich ist.

Die entsprechenden Live-Bereiche sind nur für angemeldete Benutzer zugänglich.

API-Schlüssel und technische Zugangsinformationen werden serverseitig verarbeitet und nicht bewusst an Benutzer des Frontends ausgegeben.

13. REST-API der Mitgliederverwaltung

Die Mitgliederverwaltung verfügt über eine technische REST-Schnittstelle für autorisierte Anwendungen.

Die Schnittstelle ist standardmäßig deaktiviert.

Sie kann ausschließlich durch einen Administrator aktiviert werden.

Im deaktivierten Zustand werden über die Schnittstelle keine Mitgliederdaten ausgegeben – auch dann nicht, wenn ein gültiger API-Schlüssel vorliegt.

Bei Aktivierung ist die Schnittstelle zusätzlich durch einen API-Schlüssel geschützt.

Ein vorhandener API-Schlüssel bleibt beim Deaktivieren der Schnittstelle gespeichert.

Die Schnittstelle soll nur während des tatsächlichen Bedarfs aktiviert werden.

Der Zeitpunkt des letzten erfolgreichen API-Zugriffs kann zu administrativen und sicherheitsbezogenen Zwecken protokolliert werden.

Empfangendes System / Zweck:
[Mitgliederdaten für das interne System zur Festpl]

14. Cookies und technisch notwendige Speicherungen

Die Website verwendet technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichermechanismen.

Diese werden insbesondere benötigt für:

Anmeldung
Aufrechterhaltung einer Benutzersitzung
Sicherheitsfunktionen
technisch notwendige WordPress-Funktionen

Nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist keine Einwilligung erforderlich, wenn die Speicherung bzw. der Zugriff auf Informationen im Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen vom Benutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen.

Nach aktuellem technischem Konzept werden keine Cookies zu Werbe-, Profiling- oder Marketingzwecken eingesetzt.

Soweit ausschließlich technisch erforderliche Cookies eingesetzt werden, ist hierfür kein Einwilligungsbanner erforderlich.

Sollten zukünftig nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder sonstige externe Dienste eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und erforderlichenfalls eine vorherige Einwilligung eingeholt.

15. Externe Ressourcen

Die Website ist darauf ausgelegt, externe Ressourcen möglichst zu vermeiden.

Schriftarten, Bilder und sonstige für den Betrieb erforderliche Inhalte sollen nach Möglichkeit lokal bereitgestellt werden.

Leaflet

Für einzelne Kartendarstellungen wird die Open-Source-Bibliothek Leaflet eingesetzt.

Derzeit können einzelne Bestandteile der Leaflet-Bibliothek noch über einen externen CDN-Dienst geladen werden.

Beim Abruf einer extern eingebundenen Ressource wird technisch unter anderem die IP-Adresse des Benutzers an den jeweiligen Server übermittelt.

Die externe Einbindung soll durch eine vollständig lokale Bereitstellung ersetzt werden.

Nach vollständiger lokaler Umstellung wird dieser Abschnitt entsprechend angepasst.

16. Datensicherungen

Zur Gewährleistung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit des Systems werden regelmäßig Datensicherungen angefertigt.

Backups können personenbezogene Informationen enthalten.

Der Zugriff auf Datensicherungen ist auf berechtigte Personen beschränkt.

Datensicherungen werden ausschließlich zur Sicherung und Wiederherstellung des Systems verwendet.

Die Sicherungen werden nach einem festgelegten Sicherungs- und Löschkonzept aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. überschrieben.

17. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

Darüber hinaus können Daten gespeichert bleiben, sofern gesetzliche, satzungsmäßige oder sonstige berechtigte Aufbewahrungs- bzw. Nachweiszwecke bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder – wenn für statistische oder historische Zwecke ausreichend – anonymisiert.

Bei ausgetretenen Mitgliedern wird geprüft, welche personenbezogenen Daten weiterhin benötigt werden und welche gelöscht oder anonymisiert werden können.

Technische Serverprotokolle werden grundsätzlich nach 30 Tagen gelöscht.

18. Empfänger und Zugriffsberechtigungen

Innerhalb des Vereins erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese aufgrund ihrer Funktion benötigen.

Hierzu können insbesondere gehören:

Administratoren
Vorstand
Zugführung
zuständige Fachbereichsverantwortliche
weitere ausdrücklich berechtigte Funktionsträger

Eine Weitergabe an externe Stellen erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht oder dies für die Bereitstellung eines eingesetzten Dienstes erforderlich ist.

19. Technische und organisatorische Maßnahmen

Zum Schutz personenbezogener Informationen werden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt.

Hierzu gehören insbesondere:

HTTPS-Verschlüsselung
rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
serverseitige Berechtigungsprüfungen
Schutz administrativer Funktionen
CSRF-Schutz durch WordPress-Nonces
Validierung und Bereinigung von Eingaben
Schutz interner Downloads
Einschränkung des Zugriffs auf personenbezogene Daten
regelmäßige Datensicherungen
regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Software
Schutz der Serverinfrastruktur
Begrenzung administrativer Zugänge

Die eingesetzten Schutzmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

20. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO
Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Anfragen zur Wahrnehmung dieser Rechte können an folgende Adresse gerichtet werden:

info@fwlalz6.sw

21. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für einen privatrechtlich organisierten Verein mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Telefon: +49 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Das BayLDA ist insbesondere für private Unternehmen, Vereine und Verbände in Bayern zuständig.

22. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

23. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Der Verein führt für seine laufenden personenbezogenen Datenverarbeitungen ein internes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht weist darauf hin, dass praktisch jeder Verein ein solches Verzeichnis benötigt, da Mitgliederdaten regelmäßig und nicht nur gelegentlich verarbeitet werden.

Dieses Verzeichnis ist eine interne Datenschutzdokumentation und muss nicht öffentlich auf der Website bereitgestellt werden.

24. Verpflichtung berechtigter Funktionsträger auf Datenschutz

Personen, die aufgrund ihrer Funktion Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, sind verpflichtet, diese Informationen ausschließlich entsprechend ihrer Aufgabe zu verwenden und vertraulich zu behandeln.

Dies betrifft insbesondere Vorstandsmitglieder, Administratoren und sonstige Funktionsträger mit erweiterten Zugriffsrechten.

Das BayLDA empfiehlt Vereinen ausdrücklich, Funktionsträger und ehrenamtlich Tätige mit Zugriff auf personenbezogene Informationen auf die Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu verpflichten.

25. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird überprüft und angepasst, wenn Änderungen an der Website, den eingesetzten technischen Systemen oder den rechtlichen Anforderungen dies erforderlich machen.

Stand: Oktober 2026